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面倒な事務処理をもっとスマートに

フリーランスエンジニア(IT個人事業主)になると事務作業も自分でしなくてはなりません。

point

  • ・仕事の優先順位をつけて効率化しよう!まわりに協力者を得ることもひとつの選択肢!
  • ・「重要ではないが、緊急の仕事」に振り回されていませんか?
  • ・重要度が高い仕事に自分のリソースを割けるようにタスクを調整しよう!
  • ・仕事の優先度付けを意識しよう!

仕事の優先順位をつけて効率化しよう!まわりに協力者を得ることもひとつの選択肢!

フリーランスエンジニア(IT個人事業主)になると、今まで会社がやってくれていた「仕事の契約」や「請求書の発行」「入金確認」といった事務作業をしなくてはいけません。
しかしこういった事務作業も大事な仕事。せっかくきちんと仕事をしても、肝心の契約や入金の段階でミスしてしまっては、元も子もありません。
また、フリーランスエンジニア(IT個人事業主)には、事務作業以外にもしなければならない大切なことがあります。

ITエンジニアに限ったことではありませんが、一番先にしなければならないのは、「緊急かつ重要な仕事」です。問題は次です。
本当は、「緊急ではないが、重要な仕事」をしなければならないのです。将来のために勉強したり、
自分に便利なツールを開発したり、ホームページで情報発信したり、補いあえる仲間を見つけたり。

「重要ではないが、緊急の仕事」に振り回されていませんか?

なぜか私たちはいつも、「重要ではないが、緊急の仕事」に振り回されています。
良い循環を生み出すには、この「重要ではないが急ぎの用事」をいかに片付けるか。
もちろん、目標やビジョンがないと何が重要か分かりません。何が重要か分からないから、全てが重要に見えてしまうのです。事務作業の中にはこの種の用事がいっぱいあります。

これは「いつか終わるから全部片付けてしまおう」という発想が通用しません。次から次に湧いてくるものだからです。
ではどうするか?暇つぶしするなどの時間を減らすべきなのは明白です。
でも、それだけで時間が足りるでしょうか。

重要度が高い仕事に自分のリソースを割けるようにタスクを調整しよう!

「重要ではないが、緊急の仕事」を効率よく片付けるためには、まず、近くに協力者を得ること。誰かと共同で片付ける仕組みをつくること。いくつかの事務作業はアウトソーシングしてしまうことが大事です。

営業力の重要性に注目!また、どんな用事をしたか、手帳にメモしておきましょう。それを分類すれば、アウトソースできる用事は何があるか、見えてきます。
アルバイトを頼むことだって可能かもしれません。何しろ、その用事に手をふさがれなければ、あなたは2倍稼げるかもしれないのですから。

仕事の優先度付けを意識しよう!

例えば、あなたの月単価が60万円だったとして、8時間×20日働くとします。あなたの1時間あたりの単価は3,750円です。あなたが事務仕事に1日あたり2時間かけた場合、月単価60万円のうち15万円を事務仕事に充てていることになります。これでは本来やるべきであった仕事で成果を残すことは難しくなってしまいますし、仕事を依頼し、あなたに報酬を支払っている依頼主からすると「やるべきことをやらず、単純な仕事しかできない人」とみなされてしまいかねません。
そこから脱却するために、仕事に流れをつけて効率化するためには、自分にとっての仕事の優先順位をつけることが大事です。
仕事にもさまざまな種類があります。あなたにとっての事務仕事はいかがでしょうか?本当にあなたでなければできない仕事でしょうか?
自分でなければできない仕事以外は、まわりに協力者を得ることもひとつの選択肢です!大事なことは、あなたにとってその仕事は時間を切り売りして、する価値のある仕事かどうか?ということです。

フリーランスになる前にも充分トレーニングできる内容です。今のうちから訓練を行い、デキるフリーランスへの一歩を踏み出していきましょう。

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