フリーランスとして活動する上で、請求書の発行は欠かせない業務のひとつです。そもそもなぜ請求書が必要なのか、その基本的な役割から確認しておきましょう。

請求書のもっとも基本的な役割は、提供したサービスや成果物の対価を回収することです。契約内容に基づいて請求金額を明示し、支払期日を指定することで、スムーズな入金を促します。特に、フリーランスの場合、支払いの遅延や未払いを防ぐためにも、正しい請求書を発行することが大切です。

請求書のもうひとつの役割は、請求行為の証拠とすることです。厳密にいえば、請求書の発行は法律で義務づけられているわけではありません。しかし、以下の理由により、ビジネスにおいて請求書の発行は実務上、ほぼ必須とされています。

また、確定申告の際にも請求書の控えが必要になるため、請求書は適切に管理することが重要です。

2023年10月1日から開始されたインボイス制度により、フリーランスが「適格請求書発行事業者」として登録している場合は、一定の条件下で適格請求書を発行する義務が生じます。

日本国内で課税対象となる業務（商品販売やサービス提供）を行った場合、取引相手が課税事業者であり、適格請求書の発行を求めたときには、適格請求書を交付する義務が生じます。だたし、適格請求書を発行する義務があるのは「課税事業者」に対してのみであり、免税事業者や消費者（一般個人）との取引では、適格請求書の発行義務はありません。

また、適格請求書には、登録番号、取引内容、消費税額、適用税率などの記載が求められるため、事業者は適切に記載し、保存する必要があります。

請求書を送るタイミングは、主に「都度方式」と「掛売方式」の2種類があります。それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。

都度方式は、1つの仕事や案件が完了するたびに請求書を送付する方法です。新規の取引先やスポット案件の場合に用いられます。

都度方式の送付タイミングは、「納品物と同時に提出する」のが一般的です。または、前払いの場合は、発注を受けた直後に送付することもあります。

都度方式のメリットは、仕事の完了と支払いのタイミングが近いため、キャッシュフローの管理がしやすいことです。また、納品物と同時に請求書を提出することで、取引先が確認しやすく、支払い忘れのリスクを軽減できます。

掛売方式は、毎月決まったタイミングで請求書を送付する方法です。継続的な取引がある場合や、信頼関係のある取引先に適しています。

掛売方式の送付は、月末など毎月同じタイミングで行うのが一般的です。タイミングを決める要素となるのは、請求書の締め日と発行日、必着日などです。

・締め日
締め日とは、支払いを請求する期間の最終日です。一般的に月末や10日、15日、20日などに設定されます。

・発行日（請求書の発行日）
発行日は、取引先（支払側）の支払い（債務）が確定した日です。請求日とも呼ばれ、請求書に記載します。
月末締め・翌月払いの場合、請求書の発行日は当月の末日になることが一般的です。都度支払いの場合は、発行日は商品の納品やサービスを提供した日を記載します。

・必着日
必着日は、請求書が物理的に取引先に届く期限日です。この日までに相手先に届くよう送付、メールなら送信しなければなりません。

・取引年月日
取引年月日とは、商品の納品やサービスの提供を行った日です。「納品日」とすることもあります。取引内容と併せて請求書に記載します。

・支払日
支払日は、取引先が請求金額を支払う日です。請求書に記載するときは、「◯◯年5月末日までに、下記口座へお振り込みください」などと支払期日を記載します。支払日は、取引先との合意にもとづいて決定します。

請求書の送付タイミングは、取引先のルールに従って決まることが一般的です。スムーズな取引を行うために、タイミングを決める際のポイントを確認しておきましょう。

締め日や支払日は通常、取引先がそれぞれにルールを定めているため、それらを確認して守ることが重要です。複数の取引先がある場合は、会社によって異なるので特に要注意です。例えば、以下のようなパターンがあります。

締め日を過ぎると、請求書の処理が翌月分に回され、支払日も遅れる可能性があります。遅れが発生しないよう、注意してください。

作成した請求書は、必着日までに取引先のもとに届くようにします。締め日が月末であっても、請求書の必着日は、少し余裕を持たせて翌月の3日や5日など特定の日までと指定されているケースもあります。取引先のルールに合わせて送付、送信をしましょう。

取引先によっては、請求書の形式や送付方法に特定の要件がある場合も、あります。以下の点を確認しましょう。

これらの要件に従っていないと取引先の事務処理がスムーズに進まず、支払いの遅延が生じることも考えられます。必ず確認し、適切な形式で送付してください。

請求書は、必着日ぎりぎりではなく、余裕を持って送ることが大切です。特に郵送の場合は、数日前には到着するようにしましょう。早めに送付しておけば、万一請求書の内容に不備があった場合など、トラブルがあったときにも対応する時間を確保できます。

続いて、請求書を作成するときの注意点についても説明します。ミスを防ぐために、事前に以下のポイントを確認してください。

請求書には、以下の項目を正確に記載する必要があります。送付前に必ず確認しましょう。

請求書に押印が必要かどうかは取引先によって異なります。特にデジタルデータで請求書を送付する場合は、押印の要否に加えて、電子印鑑を使用するか、実際の印鑑を押した請求書のスキャンデータを送るのかなど、押印の扱いについて取引先のルールに従い、適切な形式で請求書を作成してください。

消費税の課税事業者である場合は、請求書に消費税を含めて記載する必要があります。

また、適格請求書発行事業者（インボイス制度の登録者）は、適格請求書（インボイス）を発行することが求められます。適格請求書には、登録番号や適用税率の記載が必要になるため、必ず確認しましょう。

個人事業主への報酬支払いには、源泉徴収が適用される場合もあります。源泉徴収の有無や金額について、事前に取引先と確認し、源泉徴収額を請求書に記載するかどうかは、取引先の要望に応じて対応してください。

振込手数料は、通常、支払い側（取引先）が負担します。ただし、契約内容や取引先のルールによって異なる場合もあります。

事前にどちらが負担するか確認し、必要があれば請求書に明記しておきましょう。

最後に、フリーランスが請求書を作成する方法について紹介します。大きく分けて、3つの方法があります。

柔軟なフォーマットやデザインの請求書を自作したい場合は、WordやExcelを使うのがおすすめです。一度作れば、ほかの取引先に対しても必要な箇所だけ修正するなどして請求書を再利用できます。

Wordはレイアウトの自由度が高いので、思ったとおりのデザインの請求書を簡単に作成できます。一方、Excelは金額の自動計算機能を利用でき、複数の品目がある場合や消費税を記入する場合などに便利です。

シンプルな請求書であれば、この方法で十分対応できます。

手間を省きたい場合は、無料の請求書テンプレートを利用するのもおすすめの方法です。インターネット上には多くのテンプレートがあり、デザインやフォーマットも豊富です。
WordやExcelデータとして提供されているものが多いので、自身で細部をアレンジして使うこともできます。ただし、無料テンプレートを使用する際は、マルウェアなどに注意し、信頼できるWebサイトからダウンロードすることが重要です。

請求書の作成・管理を簡単にしたい場合は、請求書作成ツールや会計ソフトを利用するのもおすすめです。

請求書作成ツールや会計ソフトであれば、フォームに請求先や金額、品名などを入力するだけで請求書を作成可能です。請求書の管理や売上の集計が容易になり、過去の請求書データを再利用できます。

多くのツールは有料ですが、月に数十通まで無料で発行できるサービスもあります。取引が多い場合や管理を効率化したい場合は、導入を検討するとよいでしょう。

フリーランスにとって、請求書業務は避けて通れない重要な作業です。送付のタイミングだけでなく、内容の誤りを防ぐことも求められます。しかし、本業が忙しくなるほど、請求書の作成や管理は負担になりがちです。

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