フリーランスにおける経費とは、一言でいえば「仕事で使ったお金」のことです。例えば、業務で使用するパソコンの購入費用や、Excel・Wordなどのソフトウェア利用料金が該当します。

また、自宅を仕事場としている場合、業務で使用する割合に応じて家賃や光熱費の一部を経費として計上することが可能です。さらに、業務に関連するスキルアップのためのセミナー受講料や専門書籍の購入費なども、経費として認められる場合があります。

このように、フリーランスが経費として計上できる範囲は多岐にわたるため、適用対象となる支出を正しく理解し、何が経費になるのか把握しておくことが大切です。

経費の理解がなぜ大切なのかというと、適切に経費を計上することで、税額を抑えられる可能性があるためです。

フリーランスは毎年、確定申告を行い、納税額を確定させる必要があります。確定申告とは、年間の収入や経費を申告し、最終的に支払う税額を決定する手続きです。確定申告の時期は毎年2月～3月に設定されており、この期間内に申告を済ませる必要があります。

収入から税金を算出する仕組みを簡単に説明すると、次のようになります。

＜課税対象となる所得の計算式＞
収入－経費＝所得
所得－所得控除＝課税所得

上の式からわかるように、収入から経費を差し引いた金額が「所得」となり、さらに所得控除を引いた金額が最終的な課税対象となる所得です。

「所得控除」とは、納税者の状況に応じて一定額を差し引く制度で、控除額は所得の金額や扶養家族の有無などによって変動します。

税額は課税所得の金額に応じて決まるため、経費を正しく計上し、控除を適用することで、納める税金を適正な範囲に抑えられるため、何が経費に該当するか理解することが大切なのです。

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具体的にどのような費用を経費にできるのでしょうか。ここでは、フリーランスが経費にできる代表的な例をいくつか表にまとめて紹介します。

■フリーランスが経費にできる費用

家事按分とは、仕事とプライベートが混在している支出を、合理的な基準で按分し、事業用の割合のみを経費として計上する考え方です。

例えば、自宅を事務所として使用している場合、家賃や光熱費のすべてを経費にすることはできません。しかし、仕事専用のスペースが家全体の50％を占めている場合、家賃の50％を経費として計上できます。

また、勘定科目には、必ずしも決められたルールがあるわけではありません。同じ支出でも、どの科目に分類するかはケースによって異なります。

例えば、クラウドサービスの利用料は「支払手数料」としても「通信費」としても分類できます。また、既存の勘定科目に当てはまらない場合は、自分で適切な勘定科目を設定することも可能です。

ただし、勘定科目が統一されていないと、確定申告時に混乱する原因となるため、一定のルールを決めて管理することが大切です。

次に、フリーランスエンジニアの場合の経費にできる代表的な例についても紹介します。こちらは、「経費項目」とそれに対応する「一般的な勘定科目」を分けて掲載します。

■フリーランスエンジニアが経費にできる費用

フリーランスエンジニアは、開発ツールやクラウドサービスなど、業務に必要な支出が多岐にわたるため、一般的な経費に加え、エンジニア特有の経費を適切に計上することが重要です。

まず、10万円以上のハードウェアは減価償却の対象となるため、一括で計上できない場合があるほか、リモートワークの環境整備費用は家事按分の対象となることが多いため、業務で使用する割合を明確にする必要があります。

また、サブスクリプション契約のサービスは、月額・年額ごとに整理し、確定申告時にスムーズに処理できるよう管理しておくことが大切です。クラウド利用料などは勘定科目の分類が複数考えられるため、統一したルールを決めておくと経理処理がスムーズになります。

さまざまな費用を経費とすることが可能ですが、「果たしてこれは経費にできるのか？」と疑問になる項目もあるでしょう。そこで、フリーランスエンジニアの経費に関して知っておくべきことをまとめました。経費計上と確定申告の参考にしてください。

「開発環境構築に高性能ハードウェアの技術的特性が必要」と説明可能であれば、ゲーミングPC代も経費に計上できます。

ゲーミングPCは高性能なグラフィックカードやプロセッサを搭載しているため、3Dモデリングやゲーム開発、機械学習などの高負荷な開発作業に適しています。ただし、純粋に娯楽目的で購入した場合は経費として認められません。購入時の意図と実際の使用状況を明確に説明できるようにしておくことが重要です。

オンラインゲームの課金を経費にするためには、「ゲームエンジン研究のため」などの合理的説明が必須です。

ゲーム開発やUI/UXデザインの研究目的であれば、経費として認められる可能性があります。ただ、当然ながら、単なる趣味や娯楽目的での課金は経費として認められません。課金の目的や、得られた知見がどのように業務に活かされたかを具体的に説明できるようにしておくことが大切です。

ポートフォリオ兼営業ツールと位置付ければ、経費に計上可能です。

技術ブログは、フリーランスエンジニアにとって重要な自己PR手段です。自身の技術力をアピールし、新規クライアントの獲得につながる可能性があるため、ドメイン代やホスティング費用は全額経費として計上できます。その際は、個人的な趣味のブログとは明確に区別する必要があります。

業務用途で使用している場合のスマートフォン購入費や通信費は、経費計上が可能です。

ただし、スマートフォンは業務と私用の両方で使用することが多いため、完全に経費として計上するのは難しいというのが通例です。私用との按分が必要で、一般的には50～70％程度を業務用として計上します。その際には、使用実態に応じて適切な按分率を設定し、その根拠を説明できるようにしておくことが求められます。例えば、業務用のアプリの使用時間や、業務関連の通話・メールの割合などを記録しておくと良いでしょう。

ただし、これらの経費計上に関しては、個々の状況や税務署の判断によって異なる場合があります。不明な点がある場合は、税理士などの専門家に相談してください。

フリーランスが経費を計上するメリットは、大きく以下の2点があります。適切に経費を計上することで、税負担を軽減し、資金管理を効率的に行うことが可能になるでしょう。

経費を計上する最大のメリットは、節税ができることです。税金は収入そのものにかかるわけではなく、収入から経費と所得控除を差し引いた「課税所得」に対して課税されます。そのため、業務に関連する支出を経費として計上することで、課税所得が減少し、所得税や住民税などの負担を軽くすることができます。

実際の納税額よりも多く源泉徴収されている場合、確定申告を行うことで超過分の税金が還付される可能性もあります。フリーランスの仕事では、クライアントによって報酬の支払い時に所得税が源泉徴収されることもあります。これは、クライアントがあらかじめ税金を差し引き、代わりに納付する制度です。

しかし、経費を適切に計上し、課税所得が減ると、実際に納めるべき税額が源泉徴収額より少なくなることがあります。その場合、確定申告を行うことで払いすぎた税金が還付されます。

フリーランスが経費を計上する際には、適切なルールを理解し、正しく処理しなければなりません。フリーランスが経費計上する際に注意すべきポイントを6つ紹介します。

経費は、業務に直接関係する支出のみが対象となり、プライベートな支出には適用されません。例えば、業務で使用するパソコンやソフトウェアの購入費は経費になりますが、個人的な日用品や飲食費は経費として認められません。

また、家賃や光熱費のように仕事とプライベートの両方に関わる支出は、家事按分を行い、業務で使用する割合のみを経費として計上する必要があります。経費にできる費用とできない費用をしっかり区別し、税務調査があった際にも正しく説明できるようにしておきましょう。

フリーランスの経費には、業務とプライベートの境界が曖昧なケースもあります。そのため、税務調査が行われた際に、なぜその支出を経費として計上したのかを説明できるようにすることが重要です。

税務調査とは、確定申告の内容が正しいかどうかを税務署が確認し、必要に応じて是正を求める手続きです。フリーランスであっても、突然税務調査の対象となる可能性があるため、領収書を整理し、業務との関連性を明確に記録しておくことが大切です。

経費を増やせば納税額は減りますが、プライベートの支出を経費に含めたり、架空の領収書を作成したりする行為は脱税とみなされます。不正や誤りによる申告漏れが発覚した場合、追徴課税の対象となるだけでなく、加算税や延滞税が課されることもあります。

さらに、悪質な場合は懲役や罰金などの刑事罰が科される可能性もあります。経費の計上は、適正な範囲内で行い、不正な申告は絶対に避けましょう。

2014年1月以降、白色申告者も帳簿付けが義務化されました。収入金額や必要経費を記載した「法定帳簿」は7年間、業務に関して作成した「任意帳簿」は5年間の保存が必要です。

帳簿を作成・保存していないと、税務調査の際に経費の根拠を示せず、不利益を被る可能性があります。フリーランスとして事業を営む際は、日々の記帳が求められることに留意してください。

領収書の保存期間は、青色申告と白色申告で異なります。青色申告の場合、原則として7年間の保存が必要です。ただし、前々年分の事業所得が300万円以下の場合は、5年間に短縮されます。

一方、白色申告の場合は原則5年間の保存義務がありますが、「法定帳簿」の保存期間が7年間であるため、領収書も7年間保存することが推奨されます。保存期間の起算日は、領収書を受領した年の翌年3月16日からです。適切に領収書を保管することで、経費の正当性を証明し、税務調査にも対応できるようになります。

節税のために経費を増やそうと、必要のないものを購入するケースがあります。しかし、経費として計上できる支出であっても、最終的に手元に残る資金が減ることには変わりません。

節税目的での経費の活用は、将来の投資につながるものであることが重要です。例えば、業務の効率を高めるツールの導入や、スキルアップのための研修費は有益な経費といえます。一方で、無駄な出費を増やすと資金繰りが悪化する可能性もあるため、計画的に経費を活用しましょう。

確定申告や税務調査に備えるには、領収書を適切に保存する必要があります。紙での保存と電子データでの保存について、それぞれ見ていきましょう。

紙で受領した領収書は、原本保存かスキャン保存を選択できます。

・原本保存
原本保存の場合、領収書をファイリングし、日付順や科目別に整理して保管します。退色を防ぐため、直射日光を避けた場所で保管しましょう。

・スキャン保存
スキャン保存を選択する場合、国税関係書類に係る電子帳簿保存法の要件を満たせば、スキャンした画像データでの保存が認められます。スキャン後は原本の破棄が可能ですが、一定期間（1年間程度）は原本も保管することをおすすめします。

・注意点
スキャン保存を選択する場合、2022年1月1日以降に作成された領収書については、事前に税務署長の承認は不要となりました。ただし、200dpi以上の解像度での読み取りや、重要書類の場合は赤・緑・青各256階調以上（約1,677万色以上）のカラー画像での読み取りなど、技術的要件を満たす必要があります。

メールやWeb、EDI（電子データ交換）などを介して領収書は、電子取引とみなされ、2024年1月1日以降、電子データのまま保存することが義務付けられています。

電子データの保存方法は、以下のいずれかです。

＜電子データの保存方法＞
・クラウドストレージを利用した保存
・自社のサーバーやパソコンでのデータ保存
・経理ソフトや会計ソフトを利用した保存

なお、電子データは改ざん防止措置を施す必要があります。検索機能を確保し、税務調査の際にすみやかに確認できるようにしておくことが求められます。また、バックアップを定期的に取り、データの消失を防ぐことも重要です。

保存期間については、法人の場合は原則7年（欠損金の繰越控除を利用する場合は10年間）、個人事業主の場合は青色申告で原則7年（白色申告の場合は5年）となります。

フリーランスに効率的でおすすめの領収書の管理方法は、クラウド上で保存することです。クラウドを活用することで、データの紛失リスクを防ぎながら、どこからでもアクセスでき、検索性や整理のしやすさが向上します。

また、電子帳簿保存法の要件を満たすクラウドサービスを選択することで、「電子取引で受け取った領収書は電子データとして保存する」という要件を簡単に満たせるのも大きなポイントです。

クラウドを利用する際は、以下の方法がおすすめです。

・紙の領収書をデジタル化する
紙で受け取った領収書は、スキャンしてクラウド上に保存します。スキャン時は、200dpi以上の解像度で読み取り、重要書類の場合はカラー画像（約1,677万色以上）での保存が必要です。

・クラウド会計ソフトを利用する
フリーランス向けのクラウド会計ソフトを利用すると、領収書のスキャンから保存、経費計上まで一括で管理できます。

電子取引のデータもそのまま保存・管理できます。指導仕訳機能や、銀行口座やクレジットカードと連携して取引データを自動取り込みする機能を利用でき、確定申告書類（青色申告決算書や確定申告書B）も自動作成可能です。

フリーランスにとって、正しく経費を計上することは納税額を抑えるための重要な手段です。しかし、経費は自分で計算して確定申告をしなければならないため、正しい知識がなければ経費になるものを見過ごすこともあります。また逆に、経費にならないものを経費として計上してしまうこともあるかもしれません。経費に対して正しい知識を学び、賢く節税していきましょう。

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