フリーランスの請求書はいつ送る?正しいタイミングを解説 | フリーランスの案件・求人はPE-BANK

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請求書は、普段支払う側として毎日目にしているかと思いますが、提供する側になると一体どのように作ればいいか、よくわからないかもしれません。

ここでは、フリーランスが請求書を発行する際に守らなければいけないことをご紹介します。請求書を送るタイミングや送り方、作成時の注意点を理解しておきましょう。

point

わかりそうでわからない…請求書はなぜ必要?

請求書は、書き方に特に決まりがあるわけではありません。

でも、だからこそどう書けば良いかわからなくなってしまいますよね。

そのような場合は「なぜ請求書が必要か」という、基本的なことをしっかり押さえておくことによって、答えが見えてきます。

請求書の役割その1――お金を回収するため

「当たり前じゃないか」と思うかもしれませんが、書き方がわからないのは、この大原則を忘れているせいかもしれません。納品物の代金を決めた日に払ってもらうために請求書は存在します。単にお金を回収する権利を提示するためだけではなく、相手としても、金額をはっきり提示してもらえたら助かりますよね。

請求書の役割その2――請求をしたという証拠を残すため

実は法律で、債権回収相手に対してあなたが請求を行っていないと見なされると、お金をもらう権利がなくなってしまうことがあります。請求書によって「請求した」という証拠を残しておけば、悪意のある取引先にも回収の権利を主張できるのです。

請求書を発行するタイミングは?

もしかすると、先方から「請求書を送ってください」という連絡が来ると思っていませんか。

わざわざそのようなことをしてくれる会社は、あまりありません。原則として、確認を行わなければいけないのは、請求するあなた側です。

発行するタイミングは契約の方式によって若干異なります。「掛売り方式」なのか、「都度方式」なのかという点です。

「掛売り方式」の請求書を発行するタイミング

「掛売り方式」とは、毎月取引がある取引先や支払いの信用のある取引先と、だいたいひと月に一回くらいのペースでまとめてお金を受け取る方式です。

その場合、毎月極力同じタイミングで発行するように気をつけましょう。締め日と発行日を決めるわけですが、月末締めの時は少し注意が必要です。その支払いが翌月に回ってしまうことがあり、クライアントによっては当月の請求書という形でないと、その月のうちに支払えないというルールなどがあることも。

その点をよく確認しておくことが大切です。

「都度方式」の請求書を発行するタイミング

これは新規の取引先やスポット取引先に一つひとつの仕事を受注している場合に、案件を一つ終えるごとに請求するケースです。

基本的に仕事の流れは、まず先方があなたに見積もりを依頼し、あなたが見積書を提出し、それから相手が発注して、あなたが納品します。いつ請求書を出すかというと、納品物を渡す前のタイミングなら「前払い」、つまり発注を受けた直後です。しかし、多いのは納品物と同時に提出するケースです。納品物と同時である方が相手も確認しやすく、支払い忘れなどが起こりにくいと言えるでしょう。

請求書を発行する際の注意点

では、請求書を発行する時に、注意すべき点をここで5つ取り上げましょう。

請求書を発行する際の注意点その1――「御中」と「様」の使い方

宛名での相手の敬称の使い方は、よくわからなくなってしまうものですよね。「御中」は社名、部署名、団体名の後に添え、「様」は個人名に添える敬称。○○株式会社御中となりますが、最終的に個人名で終わる場合でしたら「○○株式会社 (個人名)様」になります。(もしかすると会社を呼び捨てにすることに抵抗を感じるかもしれませんが、御中と様は同時に使うことはありません。つまり「○○株式会社御中 (個人名)様」という書き方はしません)

請求書を発行する際の注意点その2――請求書の日付

発行した日で大丈夫です。締め日を記載しても良いでしょう。

請求書を発行する際の注意点その3――請求書番号

請求書番号は必須ではないものの、後で確認が必要になった時に番号で特定しやすくなるというメリットがあります。その番号の振り方に決まりはありませんが、管理しやすいように頭3桁を取引先のコードにして、下4桁を請求書の発行順に割り振ると良いでしょう。

請求書を発行する際の注意点その4――押印

法律上では、双方に合意があれば口頭で請求を行うこともできるくらいですから、請求書に押印がなくても法律上問題が生じません。しかし慣習上、押印を義務付けている企業も少なくありません。電子印鑑でも大丈夫かなどを確認しておきましょう。

請求書を発行する際の注意点その5――振込手数料はどちらが負担するか

支払い漏れなどでよくあるのが振込手数料。前もってどちらが負担するのか、きちんと確認しておきたい点です。基本的には支払者の方が負担することが多いですが、絶対ではありません。もしもあなたが振込手数料を負担する場合は、その振込手数料を差し引いた金額を請求するようにします。

まとめ

以上、今回はフリーランスの請求書について、なぜ請求書があるのかという基本的なところから、いつ請求書を送ればいいのかということと、その注意点についてご説明してきました。

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