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フリーランスの案件・求人TOPITエンジニア独立ガイドスキル・テクニック時間管理=タスク管理!フリーランスのための仕事効率化術!

フリーランスの最大の悩みとも言えるのが、時間管理です。特に在宅で仕事をしている場合は、ついつい休憩時間が長引いてしまい、気づいたらもうこんな時間!ということもしばしばです。

仕事があるのはありがたいことですが、多数の案件をかかえていると、どのように仕事を進めればよいのか、わからなくなってしまうこともあるでしょう。そこで大切なのがタスク管理です。タスクを管理することは時間管理につながります。今回は、効率的な時間管理の方法について考えます。

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タスクの優先度を決定して取り組もう

タスクを管理する方法としてよく取り上げられるのが、スティーブン・R. コヴィー著「7つの習慣」で紹介されている、タスクを4つの領域に分ける方法です。

タスクの優先度を「緊急で重要な仕事」「緊急だが重要でない仕事」「緊急でも重要でもない仕事」「緊急ではないが重要な仕事」の4つに分け、分かりやすくするというものです。

一般的にタスクは一つの座標軸で考えてしまいがちです。例えば「これはすぐに終わらせるべきか後回しでも良いのか」といった具合です。しかし、この分類方法では、「緊急度」と「重要度」の2つの座標軸で考えるため、タスクをただこなすだけではなく、自分の中で時間とは別の重要度を再認識できるようになっています。

この分類方法は、従来のタスク管理とそれほど違わないと感じるかもしれませんが、人生を豊かにするためにも大いに活用できる方法です。

「緊急ではないが重要な仕事」というのは、言い換えれば「いつでもできる仕事」となります。しかし、ここに属する仕事には、未来の自分を豊かにするような仕事がたくさん含まれています。

たとえば自己啓発や学習、体力づくりなど自己投資の時間もこの部分に含まれます。また、長い期間をかけて現在の仕事の進め方を効率的な形に変えるというタスクも含まれるでしょう。

後回しになりがちなこのタスクをしっかりとこなすことで、今後の仕事がスムーズに進むということを忘れないようにしたいものです。

1週間の波を意識しよう

人は誰しも、エネルギーの波があることを感じているはずですが、実際には、その波を意識しながら時間管理やタスク管理をしている人は少ないかもしれません。

1週間の中で、仕事が最もはかどるのは何曜日だと思いますか?一般的に土日が休みと仮定すると、月曜日は休息後でエネルギーが満タンと考えられます。しかし、月曜日は意外とエンジンがかからないという人も多いです。週の始まりで気分が乗らないということでしょう。

そこで月曜日は、管理作業やスケジューリングなど比較的負荷の少ない仕事が向いていると言えます。そして、火~木曜に重要で労力のかかる作業を持ってくるのがベストです。

金曜日は予想通り疲れがたまってきてしまうため、満足に仕事をすることができないという人が多いです。重要な仕事は避けるのが賢明です。ただ、がんばれば次の日はお休みなので、モチベーションを保つことができるというケースもあります。

株式会社ネオマーケティングが、2017年9月に20歳~59歳の男性1000人を対象とし、曜日に関する調査を行ったところ、嫌いな曜日は69.5%の割合で月曜日ということが判明しました。一方で、好きな曜日は金曜日で58.1%でした。

この調査でも「疲れを感じる」という回答が最も少ないのが火曜日だったということで、こうしたエネルギーの波をうまく利用した時間管理は有効だということが言えます。

時間管理ツール(アプリ)の紹介

ともするとダラダラと過ごしてしまいがちなフリーランスは、時間管理ツールを使いこなしていくことも大変有効です。ここではおすすめのツールをご紹介します。

Toggl

時間の計測ができるツールです。作業名とプロジェクト名を入力してスタートを押すと、計測が始まります。ストップで作業終了となり、かかった時間が記録されていきます。万が一計測を忘れてしまった場合でも、手動で入力することができるので便利です。

また、一度行った作業を再び行う場合はワンクリックで計測することができるので、定期的なプロジェクトなどの時間計測も楽にできます。

単独での作業はもちろんですが、チームで利用することもできるので、進行具合を把握するのにも役立ちます。
日頃行っている作業も、Togglで計測することにより、どのくらいの時間がかかっているのかが目に見えて分かるので、見積もりを出す場合などに参考となります。

Timesheet 時間記録

Timesheetはスマホアプリとして利用することができる時間記録ツールです。予定が分かっているプロジェクトは、時間の設定もできますし、あとから入力することもできます。
記録した結果を「週報」、「プロジェクトレポート」、「CSV」に書き出すことができる便利な機能がついています。

パソコンを使用して仕事を行っている場合、スマホで時間を計測できればパソコンの画面を切り替える必要が無いので、ありがたいです。

Wunderlist

Wunderlistは、今までベストアプリに何度も選出されているタスク管理のアプリです。背景を選択できるので、おしゃれな見た目にこだわる人から特に支持されています。

また、人気の秘密は、無料で多くの機能を使用できる点でしょう。他のタスク管理ツールは、有料版でないと満足に使用することができない場合も多いので、無料でここまで使えるアプリは重宝します。

タスクの作成もメモ感覚で簡単にできますし、リマインダーでお知らせしてくれるので、忘れずに仕事をこなすことができます。また、タスクの共有機能もあるので、チームで進めていく仕事にも利用できます。

Timely

どんな作業を行っていたのかをトラッキングしてくれるツールです。メモリー機能で自動的にデータを収集してくれるので、自分で作業の開始や終了を入力しなくてもよいという画期的なツールになっています。

パソコンでもスマホでも利用できますが、例えばパソコンにインストールすると、自動で何をしたのかを記録してくれるのです。
iPhoneを利用している方であれば、Movesと連携させることで場所もトラッキングすることが可能です。

手動であれこれ設定する手間を省きたいという人には大変おすすめのツールです。

まとめ

タスクの優先度を4つに分類しよう

曜日ごとの気分の特徴をつかんで利用しよう

時間管理アプリを有効活用しよう

時間やタスクを管理することで、いっそう仕事も効率よくこなすことができます。アプリなどを有効活用することで、無駄な時間を過ごすことも減ってくるでしょう。

フリーランスだからこそ重要となってくる時間の使い方を極め、できるだけ時間当たりの単価を上げることができれば、張り合いにもつながります。

今まで自分が行ってきた時間管理を今一度見直し、再構築してみましょう。

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