フリーランスの請求書はいつ送る？正しいタイミングを解説 | ITフリーランスエンジニアの案件・求人はＰＥ－ＢＡＮＫ

「当たり前じゃないか」と思うかもしれませんが、書き方がわからないのは、この大原則を忘れているせいかもしれません。納品物の代金を決めた日に払ってもらうために請求書は存在します。単にお金を回収する権利を提示するためだけではなく、相手としても、金額をはっきり提示してもらえたら助かりますよね。

実は法律で、債権回収相手に対してあなたが請求を行っていないと見なされると、お金をもらう権利がなくなってしまうことがあります。請求書によって「請求した」という証拠を残しておけば、悪意のある取引先にも回収の権利を主張できるのです。

「掛売り方式」とは、毎月取引がある取引先や支払いの信用のある取引先と、だいたいひと月に一回くらいのペースでまとめてお金を受け取る方式です。

その場合、毎月極力同じタイミングで発行するように気をつけましょう。締め日と発行日を決めるわけですが、月末締めの時は少し注意が必要です。その支払いが翌月に回ってしまうことがあり、クライアントによっては当月の請求書という形でないと、その月のうちに支払えないというルールなどがあることも。

その点をよく確認しておくことが大切です。

これは新規の取引先やスポット取引先に一つひとつの仕事を受注している場合に、案件を一つ終えるごとに請求するケースです。

基本的に仕事の流れは、まず先方があなたに見積もりを依頼し、あなたが見積書を提出し、それから相手が発注して、あなたが納品します。いつ請求書を出すかというと、納品物を渡す前のタイミングなら「前払い」、つまり発注を受けた直後です。しかし、多いのは納品物と同時に提出するケースです。納品物と同時である方が相手も確認しやすく、支払い忘れなどが起こりにくいと言えるでしょう。

宛名での相手の敬称の使い方は、よくわからなくなってしまうものですよね。「御中」は社名、部署名、団体名の後に添え、「様」は個人名に添える敬称。○○株式会社御中となりますが、最終的に個人名で終わる場合でしたら「○○株式会社　（個人名）様」になります。（もしかすると会社を呼び捨てにすることに抵抗を感じるかもしれませんが、御中と様は同時に使うことはありません。つまり「○○株式会社御中　（個人名）様」という書き方はしません）

発行した日で大丈夫です。締め日を記載しても良いでしょう。

請求書番号は必須ではないものの、後で確認が必要になった時に番号で特定しやすくなるというメリットがあります。その番号の振り方に決まりはありませんが、管理しやすいように頭3桁を取引先のコードにして、下4桁を請求書の発行順に割り振ると良いでしょう。

法律上では、双方に合意があれば口頭で請求を行うこともできるくらいですから、請求書に押印がなくても法律上問題が生じません。しかし慣習上、押印を義務付けている企業も少なくありません。電子印鑑でも大丈夫かなどを確認しておきましょう。

支払い漏れなどでよくあるのが振込手数料。前もってどちらが負担するのか、きちんと確認しておきたい点です。基本的には支払者の方が負担することが多いですが、絶対ではありません。もしもあなたが振込手数料を負担する場合は、その振込手数料を差し引いた金額を請求するようにします。